○北名古屋市戸籍情報システムに係るデータ保護管理規程
令和元年8月30日
訓令第4号
(目的)
第1条 この規程は、北名古屋市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ(以下「戸籍サーバ」という。)及び戸籍端末機により、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、人口動態調査票等の戸籍関連事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで入出力するデータをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) 出力帳票 戸籍情報システムから出力された帳票をいう。
(5) 戸籍端末機 戸籍情報システムを操作する機器をいう。
(6) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理責任者の設置)
第4条 戸籍情報システムを適正に運用し、及び戸籍データ、プログラム、ドキュメント等を適正に管理するため、戸籍データ保護管理責任者(以下「保護管理責任者」という。)を置き、市民課長をもって充てる。
(保護管理責任者の職務)
第5条 保護管理責任者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理責任者は、定期的又は随時に磁気記録及びプログラムの異常の有無を点検しなければならない。
3 点検事務を委託して実施する場合には、戸籍情報の保全及び保護に関する適切な措置を講じなければならない。
4 保護管理責任者は、戸籍情報システムについて、火災、盗難その他の災害に備えて、必要な保全措置を講じなければならない。
5 保護管理責任者は、事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、戸籍法(昭和22年法律第224号)第1条第1項の規定により戸籍に関する事務を管掌する者(事故があるとき又は欠けた場合にあっては、あらかじめその者が定めたその職務を代理する者)及び電子計算処理・個人情報保護管理者(北名古屋市電子計算処理管理運用規程(平成18年北名古屋市訓令第29号)第3条第1項に規定する者をいう。)に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者の設置)
第6条 保護管理責任者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理責任者が市民課職員の中からこれを任命する。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理責任者は、戸籍データの漏えい、滅失、毀損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な戸籍端末機は、戸籍関連事務を行わない者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の事務と連動して処理し、又は他の事務に利用してはならない。
4 戸籍データは、施錠ができる場所に保管し、不要となった時点で、速やかに焼却、裁断等の復元できない方法により処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理責任者は、磁気ディスク等を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 持ち運び可能な磁気ディスク等については、施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を行い、安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 持ち運び可能な磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 持ち運び可能な磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去した上で、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(4) 戸籍サーバについては、外部認証のPCIDSSを取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、適切な磁気ディスクの管理及び戸籍データの漏えいの防止を図ること。
(5) 前号の認証取得の継続性については、戸籍情報システム事業者が、定期的に認証取得状況を確認することとし、保護管理責任者は、必要に応じて、戸籍情報システム事業者にその結果を請求し、内容を把握すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理責任者は、出力帳票を次に掲げる方法により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を行い、安全を確保すること。
(2) 作成期日等必要な事項を記録すること。
(3) 破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 保護管理責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 ドキュメントは、保護管理責任者の許可を得ずに、外部への持ち出し、複写又は廃棄をしてはならない。
(戸籍サーバのアクセス管理)
第11条 保護管理責任者は、戸籍サーバへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID及びパスワード(以下「ID等」という。)を設定し、付与しなければならない。
2 保護管理責任者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対し制限を設け、当該事業者に属する者のうち戸籍サーバへアクセスする正当な権限を有しない者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理責任者は、戸籍サーバ利用に関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に当該履歴を請求することにより、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理責任者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議できる体制を設けなければならない。
(戸籍データのアクセス管理)
第12条 保護管理責任者は、戸籍データへのアクセスに際して、業務処理範囲に限定した権限の範囲で許可された操作者へID等を設定し、付与しなければならない。
2 保護管理責任者は、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者に対し制限を設け、当該事業者に属する者のうち戸籍データへアクセスする正当な権限を有しない者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理責任者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスについては、緊急時の保守においてのみ許可し、ID等を付与しなければならない。
4 保護管理責任者は、戸籍データアクセスに関する履歴を常時記録し、必要に応じて戸籍情報システム事業者に当該履歴を請求することにより、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理責任者は、緊急時の体制として、遠隔監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議できる体制を設けなければならない。
(戸籍情報システムのアクセス管理)
第13条 保護管理責任者は、戸籍情報システムを取り扱うことができる職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員が事務を処理することができる範囲(以下「事務処理範囲」という。)を指定し、個別に入出力を制御するID等を設定し付与しなければならない。
3 保護管理責任者は、戸籍情報システムのアクセス履歴を常時記録し、必要に応じて、利用状況を確認しなければならない。
(アクセス権限の漏えい防止の措置)
第14条 保護管理責任者は、ID等の設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
2 保護管理責任者は、ID等を当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
3 取扱職員は、ID等を事務処理範囲を超えて使用してはならない。
4 取扱職員は、自己のID等を他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID等を正当な権限を有しない者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理責任者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況
(2) 戸籍端末機の使用状況
(3) 戸籍事務室の管理状況
(4) 前各号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用に関すること。
2 保護管理責任者は、戸籍情報システム事業者に対し必要に応じて戸籍サーバ及び戸籍データの使用状況について報告させ、その状況を把握しておかなければならない。
(戸籍端末機の操作)
第16条 戸籍端末機は、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務において必要である場合に限り、取扱職員により操作することができる。
2 見出しデータ及び戸籍に関するデータは、戸籍事務、戸籍附票事務及び戸籍関連事務に必要である場合を除き検索してはならない。
(機器及びソフトウェア等の管理)
第17条 保護管理責任者は、戸籍データの適正な管理を図るため、戸籍情報システムに係る機器及びソフトウェア等を管理しなければならない。
(戸籍データの重要性等についての研修の実施)
第18条 保護管理責任者は、戸籍データの重要性、機密保持及びプライバシー保護に関する意識の啓発並びにシステム安全対策の推進を図るため、取扱職員に対して研修を年1回以上実施しなければならない。
(戸籍データ保護に係る会議)
第19条 戸籍データの適切な保護及び管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理責任者が必要に応じて戸籍データの保護及び管理に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理責任者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、市民健康部において処理する。
附則
この規程は、令和元年9月1日から施行する。
附則(令和6年8月19日訓令第7号)
この規程は、告示の日から施行する。